S rostoucím množstvím dat v systému přichází jeden nenápadný problém – orientace. Zákazníci, skladové karty nebo různé seznamy se postupně rozrůstají a najít v nich rychle to podstatné začíná být čím dál složitější.
Právě v takových situacích pomáhají štítky. V EIS DUNA představují jednoduchý, ale velmi účinný nástroj, jak si data označit, uspořádat a hlavně rychle znovu najít.
Označte si data podle sebe
Štítky fungují jako vlastní systém značení. Každému záznamu můžete přiřadit libovolné označení podle toho, co je pro vás důležité. Nejde přitom o pevně danou strukturu – každý si může vytvořit vlastní logiku.
Někdo si takto rozděluje zákazníky na dodavatele a odběratele, jiný si označí VIP klienty nebo firmy, kterým chce posílat novinky. Stejně dobře lze štítky použít i pro označení stavu – například „k řešení“ nebo „akce“.
Výhodou je, že jeden záznam může mít více štítků současně. Díky tomu si můžete data popsat z různých pohledů bez složitých úprav.
Když potřebujete rychle najít konkrétní skupinu
Jakmile začnete štítky používat, projeví se jejich největší přínos – rychlé vyhledávání a filtrování. Místo procházení celého seznamu si jednoduše zobrazíte jen tu skupinu, která vás zajímá.
Během okamžiku tak získáte přehled například o konkrétních zákaznících nebo vybraných skladových položkách. Práce je přehlednější a výrazně rychlejší.
Více než jen označení
Štítky ale nejsou jen pomůcka pro orientaci. Jejich skutečná síla se ukáže ve chvíli, kdy je začnete využívat v dalších činnostech.
Označené záznamy můžete snadno použít jako podklad pro výběry, tiskové sestavy nebo hromadné odesílání e-mailů. Štítek se tak stává jakýmsi „spouštěčem“ dalších kroků.
Najednou nepracujete s jednotlivými položkami, ale s logicky uspořádanými skupinami.
Když štítky spojíte s hromadnými operacemi
Velmi praktické je propojení štítků s hromadnými operacemi. Nejprve si pomocí štítků připravíte skupinu záznamů a následně nad ní provedete požadovanou změnu.
Typická situace může být například úprava cen nebo doplnění údajů u vybraných zákazníků. Bez štítků by šlo o zdlouhavou práci, s nimi je to otázka několika kroků.
Malá změna, která dává smysl
Začít se štítky není složité. Stačí si definovat několik základních kategorií a postupně je začít používat v praxi. Jakmile si na tento způsob práce zvyknete, stane se přirozenou součástí každodenní práce.
Výsledkem je lepší přehled, rychlejší orientace a jednodušší práce s daty.
Shrnutí
Štítky v EIS DUNA pomáhají především tam, kde roste množství dat a s ním i náročnost orientace. Umožňují označit záznamy podle vlastních potřeb, rychle je vyhledat a efektivně s nimi dále pracovat.
Jednoduchý nástroj, který vám pomůže udržet pořádek i v rozsáhlejších agendách.
« zpět na blog