Závěr roku je pro většinu účetních firem i podniků obdobím zvýšeného pracovního tempa. Je potřeba uzavřít všechny doklady, připravit reporty, zkontrolovat kompletnost účetních knih a nachystat podklady pro daňová přiznání či inventury. V těchto týdnech se naplno ukazuje, jak velkou úlevu může přinést automatizace účetních procesů. A to nejen z hlediska úspory času, ale také v přesnosti dat, přehlednosti a snížení stresu.
Dříve byl závěr roku téměř výhradně manuální práce: načítání dokladů, dohledávání plateb, kontrola papírových dokladů a ruční evidence inventur. Dnes už moderní účetní systémy dokážou převzít velkou část rutinních úkolů. Upozorní na chybějící údaje, automaticky kontrolují vazby mezi doklady a pomáhají eliminovat chyby, které vznikají pod tlakem uzávěrkových termínů. Účetní tak může věnovat více pozornosti kontrole výsledků, analýzám nebo komunikaci s klienty, místo časově náročné operativy.
Automatické párování dokladů a plateb
Přehled o všech platbách je základem úspěšné uzávěrky a automatické párování dokladů výrazně zrychluje kontrolu salda i pohledávek. Systém dokáže porovnávat údaje podle částky, variabilního symbolu, data úhrady nebo bankovního účtu. Dokáže tak upozornit například na částečné platby, duplicitní úhrady nebo rozdíly způsobené zaokrouhlením.
V praxi to znamená, že účetní nemusí trávit desítky hodin manuální kontrolou bankovních výpisů. Systém sám upozorní na nesrovnalosti a účetní může věnovat čas něčemu hodnotnějšímu než „hledání chyb".
Hromadné uzávěrky a převody dat
Další výraznou výhodou je možnost hromadného zpracování účetních operací. Jedním kliknutím lze uzavřít určité období, převést data mezi jednotlivými účetními knihami nebo automaticky vygenerovat podklady pro daňová přiznání. Zrychlí se tím celá uzávěrková agenda, která tak může být hotová rychleji a s menším rizikem chyb.
Systém také minimalizuje riziko lidského pochybení. Údaje není třeba přepisovat ručně, což snižuje chybovost a zvyšuje konzistenci dat napříč účetními obdobími.
Elektronická evidence a archivace
Papírové doklady stále patří mezi nejčastější zdroj zdržení i chyb. Přechod na elektronickou evidenci umožňuje rychlejší dohledání dokladů, možnost filtrování, sdílení nebo archivaci v digitální podobě. Účetní mají přístup k dokladům během vteřiny, ať už pracují v kanceláři nebo z domova.
Elektronická evidence také přináší benefit v oblasti kontroly. Vždy je jasně dohledatelné, kdo dokument vložil, kdy a zda byl následně zkontrolován nebo schválen.
Upozornění na chyby a přehledné exporty
Automatizované kontroly dokážou upozornit na neúplné doklady, chybějící údaje, nevyplněné datum nebo nesprávné zaúčtování. Tyto metody fungují jako digitální kontrolní mechanismus, který pomáhá účetním vyhnout se chybám ještě před odevzdáním uzávěrek nebo daňových přiznání.
Velkou výhodou jsou také přehledné exporty dat. Účetní tak mohou jednoduše připravit podklady pro výkaznictví, daňová přiznání nebo přenos mezi účetními obdobími. Exporty bývají strukturovány tak, aby byly snadno použitelné pro další práci nebo kontrolu.
Shrnutí
Automatizace už není jen moderní výstřelek ani výhoda velkých firem. Stává se standardem, který účetním umožňuje zvládat závěr roku s větší jistotou, menší chybovostí a výrazně větší efektivitou. Zjednodušení rutinní práce znamená, že se mohou soustředit na kontrolu, metodické vedení i komunikaci s klienty.
Díky chytrému využití automatizace se závěr roku může stát přehledným a klidnějším obdobím i v nejnáročnějších provozech.
« zpět na přehled novinek
