Správná evidence přijatých faktur a jejich úhrad je důležitá nejen pro účetnictví, ale také pro správné zpracování DPH.

DUNA umožňuje evidovat přijaté faktury, sledovat jejich zaplacení a pracovat s návazností na daňovou agendu. Aktuální úpravy systému řeší také vracení uplatněného odpočtu při nezaplacení faktury a práci s korekcemi u pozastávek a dělené splatnosti.

Nezaplacená faktura je pro dodavatele nepříjemnou zprávou především kvůli cash flow. Pro odběratele, který je plátcem DPH, však může mít dlouhodobě neuhrazený závazek ještě jeden důsledek – povinnost upravit již uplatněný odpočet DPH.

Novela zákona o DPH účinná od 1. ledna 2025 rozšířila situace, kdy musí dlužník – plátce DPH – snížit dříve uplatněný odpočet. Pokud odběratel neuhradí přijaté zdanitelné plnění a uplyne šest kalendářních měsíců následujících po měsíci, ve kterém nastala splatnost, vzniká za splnění zákonných podmínek povinnost odpočet opravit.

Pro účetní praxi to znamená, že nestačí pouze vědět, zda byla faktura zaúčtována. Důležité je sledovat také její splatnost, skutečnou úhradu a případné částečné platby.

Právě tady se ukazuje význam dobře propojené evidence závazků, úhrad a DPH.

Co se v článku dozvíte

• proč může mít nezaplacená faktura dopad na DPH,
• kdy vzniká povinnost snížit uplatněný odpočet,
• jak se počítá rozhodná lhůta,
• co se děje po následné úhradě faktury,
• jak řešit částečné úhrady,
• jaké chyby se v praxi objevují,
• jak si kontrolu nezaplacených závazků usnadnit.

1. Nezaplacená faktura už není jen otázkou cash flow

Pohledávky a závazky patří mezi základní oblasti finančního řízení firmy. Pokud odběratel nezaplatí fakturu, dodavatel řeší především dopad na vlastní cash flow. Na straně odběratele však může dlouhodobě neuhrazený závazek znamenat také povinnost upravit již uplatněný odpočet DPH.

Pravidlo se týká plátce DPH, který přijal zdanitelné plnění a uplatnil si z něj odpočet. Pokud závazek vůči dodavateli zůstane nezaplacený po zákonem stanovenou dobu, musí odběratel za splnění podmínek provést příslušnou opravu.

Finanční správa uvádí, že rozhodující je uplynutí šesti kalendářních měsíců následujících po měsíci, ve kterém nastala splatnost závazku. Nejde tedy jednoduše o 180 dní od data splatnosti.

Pro účetní to znamená další kontrolní bod při práci s dlouhodobě neuhrazenými fakturami.

2. Kdy musí odběratel odpočet DPH snížit?

Základní princip je jednoduchý: pokud plátce DPH neuhradí přijaté zdanitelné plnění a uplyne zákonem stanovená lhůta, musí při splnění dalších podmínek snížit již uplatněný odpočet.

Důležitá je především správná práce s datem splatnosti.

Pokud účetní pouze sleduje datum vystavení faktury a její aktuální stav, může snadno přehlédnout okamžik, kdy vzniká povinnost opravy.

U větší firmy může jít o desítky nebo stovky dokladů a ruční kontrola proto rychle přestává být efektivní.

Dobrou praxí je mít nastavený pravidelný přehled závazků po splatnosti a současně kontrolovat jejich návaznost na DPH.

3. Jak se pravidlo projeví v účetní praxi?

Účetní by měl být schopen u konkrétní přijaté faktury zjistit:

• kdy byla faktura zaúčtována,
• kdy byla splatná,
• jaká byla výše uplatněného odpočtu,
• zda a v jaké výši byla uhrazena,
• zda nastaly podmínky pro opravu odpočtu.

U složitějších případů může být situace ještě náročnější. Finanční správa se zabývá také situacemi, kdy je nárok na odpočet pouze částečný.

Proto není vhodné spoléhat pouze na ruční kontrolu nejstarších faktur.

Čím více dokladů firma zpracovává, tím důležitější je mít jednotlivé údaje propojené v jednom systému.

4. Co když firma fakturu později zaplatí?

Povinnost snížit odpočet nemusí znamenat jeho definitivní ztrátu.

Pokud firma následně svůj závazek uhradí, zákon umožňuje za splnění stanovených podmínek nárok na odpočet znovu zvýšit.

I v tomto případě je ale nutné správně evidovat jednotlivé úhrady a jejich návaznost na konkrétní závazek.

U částečné úhrady je situace ještě složitější. Účetní musí mít přehled o tom, jaká část faktury byla zaplacena a jaká zůstává nezaplacená.

Dobře vedená evidence proto pomáhá nejen při prvotní opravě odpočtu, ale také při následném návratu k původnímu nároku.

5. Pozor na částečné úhrady a dělenou splatnost

V praxi nebývá faktura vždy uhrazena jednou platbou. Firmy pracují se splátkovými kalendáři, zálohami, částečnými úhradami nebo pozastávkami.

Právě tyto situace mohou být pro účetní náročnější.

Nestačí totiž pouze označit fakturu jako „uhrazenou“ nebo „neuhrazenou“. Je potřeba vědět, jaká část závazku byla skutečně uhrazena a jaká část zůstává otevřená.

DUNA v aktuální verzi řeší také korekce u pozastávek a dělené splatnosti, aby bylo možné pracovat s jednotlivými částmi nezaplacené částky a jejich obdobím.

Pro účetní to znamená menší potřebu ručních výpočtů a lepší návaznost mezi evidencí závazku a DPH.

6. Jaké chyby firmy dělají nejčastěji?

Největším problémem bývá nedostatečné propojení evidence závazků a daňové agendy.

Mezi časté chyby patří:

• sledování pouze data vystavení faktury,
• přehlédnutí data splatnosti,
• zaměnění šestiměsíční lhůty za 180 dní,
• ruční kontrola pouze nejstarších závazků,
• opomenutí částečných úhrad,
• chybné zachycení následné úhrady,
• chybějící kontrola dlouhodobě neuhrazených faktur.

Důležité je také rozlišovat mezi účetním a daňovým pohledem. To, že je faktura vedena jako závazek, ještě neznamená, že není potřeba řešit její dopad na DPH.

7. Jak může pomoci DUNA?

DUNA umožňuje vést evidenci přijatých faktur, sledovat jejich zaplacení a pracovat s návazností na DPH.

Přijaté faktury lze evidovat přímo v systému a navázat je na další účetní a daňové operace. Díky tomu má účetní k dispozici informace potřebné pro kontrolu závazků a jejich úhrad na jednom místě.

Důležitá je také práce s dlouhodobě neuhrazenými doklady. Aktuální úpravy DUNA řeší právě mechanismus vracení uplatněného odpočtu při nezaplacení faktury a korekce u dělené splatnosti.

Výhodou je propojení jednotlivých agend. Účetní tak nemusí informace o faktuře, závazku, úhradě a DPH dohledávat v několika samostatných evidencích.

Praktický příklad

Firma přijala v lednu fakturu za 121 000 Kč včetně DPH. Faktura byla splatná 31. ledna a firma si při splnění podmínek uplatnila odpočet DPH.

Faktura však nebyla uhrazena.

Účetní proto musí sledovat nejen samotný závazek, ale také okamžik, kdy uplyne zákonem stanovená lhůta pro případnou opravu odpočtu.

Pokud jsou splněny zákonné podmínky, musí firma příslušným způsobem snížit dříve uplatněný odpočet. Pokud později závazek uhradí, může za splnění podmínek nárok na odpočet opět zvýšit.

Nejčastější chyby

• Nehlídání data splatnosti.
• Zaměňování šestiměsíční lhůty za 180 dní.
• Ruční kontrola bez návaznosti na DPH.
• Opomenutí částečných úhrad.
• Neřešení následné úhrady po provedené opravě.
• Spoléhání pouze na stav „uhrazeno/neuhrazeno“.

FAQ

Týká se pravidlo každé nezaplacené faktury?

Ne. Je nutné posoudit, zda jsou u konkrétního plnění splněny všechny zákonné podmínky.

Od kdy se toto pravidlo uplatňuje?

Mechanismus byl zaveden novelou zákona o DPH účinnou od 1. ledna 2025.

Počítá se šest měsíců jako 180 dní?

Ne. Pravidlo pracuje s kalendářními měsíci následujícími po měsíci, ve kterém nastala splatnost.

Co když firma fakturu později zaplatí?

Při následné úhradě zákon za splnění podmínek umožňuje opětovné zvýšení nároku na odpočet.

Pomůže s kontrolou účetní software?

Ano. U většího množství závazků je vhodné využít systém, který propojuje evidenci faktur, úhrad a DPH.

CTA

Nezaplacené faktury mohou ovlivnit nejen cash flow, ale také správnost DPH. DUNA propojuje evidenci závazků, úhrad a daňovou agendu a pomáhá účetním mít dlouhodobě neuhrazené doklady pod kontrolou.