Archivace účetních dokladů není jen zákonnou povinností. Správně nastavená správa dokumentů usnadňuje každodenní práci účetních, zrychluje dohledání potřebných podkladů a snižuje riziko chyb při kontrolách.

Moderní ekonomické systémy dnes umožňují propojit účetní doklady s konkrétními účetními zápisy, ukládat přílohy v elektronické podobě a zajistit jejich bezpečnou archivaci po celou zákonem stanovenou dobu.

Každá firma během roku vytvoří nebo přijme stovky až tisíce účetních dokladů. Faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, smlouvy nebo mzdová agenda tvoří základ účetnictví a jejich správné uchovávání je jednou ze zákonných povinností podnikatelů.

Přesto právě archivace bývá oblastí, které se často nevěnuje dostatečná pozornost. Dokumenty jsou uloženy na různých místech, některé existují pouze v papírové podobě, jiné v e-mailových schránkách nebo na lokálních discích. Výsledkem bývá složité dohledávání podkladů, vyšší administrativní zátěž a komplikace při daňových kontrolách nebo auditech.

Digitalizace účetnictví přináší možnost mít všechny dokumenty přehledně na jednom místě, zároveň ale klade důraz na správné nastavení procesů a dodržování legislativních požadavků.

Co se v článku dozvíte

• jaké účetní doklady je potřeba archivovat,
• jak dlouho jednotlivé dokumenty uchovávat,
• zda lze vést archiv pouze elektronicky,
• jaké jsou nejčastější chyby při archivaci,
• proč se vyplatí digitalizace dokumentů,
• jak si správu účetních dokladů zjednodušit pomocí informačního systému.

1. Proč je správná archivace účetních dokladů důležitá?

Archivace účetních dokladů není pouze administrativní povinnost. Slouží především k tomu, aby firma byla schopna kdykoliv doložit správnost svého účetnictví, daňových povinností i jednotlivých účetních operací.

Správně vedený archiv přináší řadu výhod:

• rychlé dohledání potřebných dokumentů,
• jednodušší přípravu na daňovou kontrolu nebo audit,
• lepší ochranu důležitých firemních dat,
• menší riziko ztráty nebo poškození dokladů,
• úsporu času při každodenní práci účetního oddělení.

Naopak nepřehledná evidence může znamenat zbytečné komplikace, prodlužování kontrol nebo dokonce sankce za nesplnění zákonných povinností.

2. Jaké dokumenty je potřeba archivovat?

Povinnost uchovávat dokumenty se netýká pouze vydaných a přijatých faktur. Archivace zahrnuje široké spektrum účetních i souvisejících dokumentů.

Mezi nejčastější patří:

• přijaté a vydané faktury,
• pokladní doklady,
• bankovní výpisy,
• účetní knihy,
• účetní závěrky,
• inventurní soupisy,
• smlouvy související s účetními operacemi,
• mzdová dokumentace,
• daňová přiznání a související přílohy,
• další dokumenty, které prokazují účetní operace společnosti.

Každý z těchto dokumentů může podléhat odlišné době uchovávání, proto je vhodné mít ve firmě jasně nastavená pravidla archivace.

3. Jak dlouho je potřeba účetní doklady uchovávat?

Jednou z nejčastějších otázek podnikatelů je délka archivace jednotlivých dokumentů.

Ne všechny doklady se uchovávají stejně dlouho. Povinnost vychází zejména ze zákona o účetnictví, zákona o DPH a dalších právních předpisů.

Obecně platí, že některé dokumenty je nutné uchovávat několik let, jiné výrazně déle – například mzdovou dokumentaci nebo účetní závěrky. Proto je důležité mít přehled o tom, jaké lhůty se vztahují na jednotlivé typy dokumentů, a pravidelně kontrolovat, zda jsou interní procesy v souladu s aktuální legislativou.

Dobrou praxí je vytvořit interní archivační plán, který jasně stanoví, jaké dokumenty firma eviduje, kde jsou uloženy a kdy končí jejich archivační lhůta.

4. Papírová, nebo elektronická archivace?

Digitalizace firemních procesů přináší stále více možností, jak účetní dokumenty uchovávat elektronicky. Mnoho společností proto řeší otázku, zda je ještě nutné skladovat papírové šanony, nebo zda lze přejít na elektronický archiv.

Elektronická archivace je dnes běžnou součástí moderního účetnictví. Přináší řadu výhod – od rychlejšího vyhledávání dokumentů přes úsporu místa až po snadnější sdílení podkladů mezi účetním oddělením, managementem nebo externím auditorem.

Aby však elektronická archivace splnila zákonné požadavky, musí být zajištěno zejména:

• věrohodné zachycení účetního dokladu,
• ochrana před neoprávněnými změnami,
• čitelnost dokumentu po celou dobu archivace,
• možnost doložit původ dokumentu,
• bezpečné zálohování dat.

Firmy by proto měly věnovat pozornost nejen samotné digitalizaci dokumentů, ale také výběru informačního systému, který splňuje požadavky na správu elektronických dokumentů.

5. Nejčastější chyby při archivaci účetních dokladů

Přestože je archivace účetních dokladů běžnou součástí účetní praxe, právě zde se často opakují stejné chyby.

Mezi nejčastější patří:

• Uchovávání dokumentů na více místech.
• Chybějící zálohování elektronického archivu.
• Nejednotné pojmenování dokumentů.
• Nejasně nastavené odpovědnosti.
• Nedodržení archivačních lhůt.

6. Jak si správu účetních dokladů zjednodušit?

S rostoucím množstvím dokumentů přestává být ruční evidence efektivní. Moderní ekonomické systémy umožňují správu dokumentů výrazně zjednodušit.

Mezi největší přínosy patří:

• připojení dokumentu přímo k účetnímu zápisu,
• vyhledávání podle čísla faktury nebo dodavatele,
• elektronické schvalování dokladů,
• automatické ukládání příloh,
• bezpečné zálohování,
• řízení přístupových práv.

Výsledkem je úspora času, vyšší přehlednost a lepší připravenost na případnou kontrolu.

7. Jak může se správou dokumentů pomoci informační systém DUNA?

Moderní informační systém umožňuje propojit účetní doklady s účetními zápisy, evidovat přílohy přímo u jednotlivých dokladů a zajistit jejich bezpečné uchování na jednom místě.

Účetní tak nemusí složitě hledat dokumenty v e-mailech nebo papírových archivech. Veškeré informace mají k dispozici přímo v systému, což výrazně zrychluje každodenní práci i přípravu podkladů pro audit nebo kontrolu.

Praktický příklad

Společnost přijímala každý měsíc přibližně 450 faktur od dodavatelů. Doklady byly uložené na několika síťových discích a část zůstávala pouze v e-mailové komunikaci.

Při přípravě podkladů pro audit účetní oddělení často trávilo hodiny hledáním jednotlivých dokumentů.

Po zavedení jednotného systému pro správu účetních dokladů jsou všechny faktury propojeny s účetními zápisy a dostupné přímo z informačního systému. Vyhledání konkrétního dokladu nyní zabere jen několik sekund.

Nejčastější chyby

• Uchovávání dokumentů na více místech.
• Chybějící zálohování.
• Nejasně nastavená pravidla archivace.
• Nedostatečné zabezpečení dokumentů.
• Chybějící propojení dokumentů s účetní evidencí.

FAQ

Lze archivovat účetní doklady pouze elektronicky?
Ano, pokud jsou splněny požadavky na věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokumentů po celou dobu jejich uchování.

Jaké dokumenty musí firma archivovat?
Například vydané a přijaté faktury, účetní knihy, bankovní výpisy, pokladní doklady, účetní závěrky, inventurní soupisy nebo daňová přiznání.

Proč se vyplatí digitalizace účetních dokladů?
Usnadňuje vyhledávání dokumentů, šetří čas, zvyšuje bezpečnost dat a zjednodušuje přípravu na audit nebo kontrolu.

 

Chcete mít účetní doklady bezpečně uložené, snadno dohledatelné a vždy připravené pro audit nebo kontrolu? Moderní informační systém DUNA pomáhá firmám digitalizovat správu dokumentů, zjednodušit archivaci a mít všechny důležité informace přehledně na jednom místě.